Caixa de entrada

Em um escritório, todas as mensagens recebidas e as transferências são recebidos em um ponto central, o escritório do posto de chanceler. O secretário mail deve aceitar e assinar por correio registado e os pacotes de correio. De entrada de emails é então classificada pelo departamento e distribuído, o que inclui e-mails recebidos e as transferências do Serviço Postal dos EUA, serviços de correio e encaminhamento de empresas de courier. O caixeiro colocado geralmente tem um horário fixo para a distribuição, em geral, com base na ordem de entrega. Por exemplo, as mensagens podem ser entregues até o escritório do serviço postal às 09:00 e novamente às 15:00 o funcionário imediatamente classifica o correio e entrega-lo para o escritório, geralmente dentro de meia hora a partir do momento do recebimento.

Caixa de saída

Em cada organização, há um fluxo constante de e-mail e saída embarques, o volume a ser dependente da natureza e tamanho do negócio. E 'o dever do email secretário para processar mensagens enviadas através do United States Postal Services. Coleção de e-mail, calcular postais e envelopes postais em preparação para publicação fazem parte do processo. E-mail para o serviço postal deve ser ensacado para a coleta, ou pode ser parte das funções utilizadas para visitar a estação de correios local diariamente para enviar e-mails. É necessário o conhecimento-mail horários de apuramento e as regras gerais das autoridades postais para este papel.

Saída Courier 

Empresas fazem uso dos serviços de courier, como Federal Express ou United Parcel Service (UPS) de envio de documentos urgentes ou frágeis que precisam lidar com cuidado. E 'o dever do correio chanceler para coletar itens para embarque para o remetente ajudar com o fornecimento de materiais de embalagem e ajudar a embalar o item (s) e preparar a guia de expedição (formulários pré-impressos fornecidos pela empresa de courier) inserir as informações em um sistema de gravação computadorizada ou um registo manual e assinar a transferência no momento da coleta. Será necessário conhecer as regras da empresa de courier ", horários e outras regulamentações.

Atendimento ao cliente

O papel dos trabalhadores dos correios em uma empresa é prestar serviço ao cliente para clientes internos. Muitas vezes as empresas enviar boletins para fins promocionais. E 'responsabilidade do secretário tomadas para garantir um fornecimento adequado, em termos de envelopes e selos. O funcionário vai preparar os envelopes e Frank-los prontos para envio para o serviço postal, além da tarefa de encher envelopes. Informações sobre a coleção de postais e de correio e de entrega, o fornecimento de selos e envelopes e fornecimento de caixas ou outros materiais de embalagem fazem parte do trabalho.